ESPECIAL COVID-19: Como prevenir compras mal executadas nos momentos de crise (e na rotina também!)

Em coautoria com Joice Ribeiro


Você já parou para pensar nas consequências de uma compra mal executada?


Imagine a responsabilidade que você teria em planejar e executar a compra de suprimentos para atender a demanda da área da saúde com a chegada da pandemia de Covid-19 ao país! Nos últimos meses presenciamos a falta de oxigênio, sedativos, entre muitos outros medicamentos e suprimentos. Enfrentamos um cenário complexo, a demanda supera a oferta, os prazos não atendem às necessidades e aí por diante.


O cenário se torna pior quando analisamos as compras que foram realizadas logo no começo dos casos no Brasil. Na reportagem apresentada pelo Fantástico (rede Globo) em 24/01/2021 foram apontados diversos pontos falhos na execução das compras emergenciais para atender as demandas que surgiram por conta da pandemia, que foram realizadas pelo governo do Rio de Janeiro, como:

  • Testes de Covid reprovados custando o dobro do preço;

  • Respiradores superfaturados que não funcionam;

  • Equipamentos hospitalares de má qualidade;

  • Medicamentos que iriam vencer antes de serem utilizados;

  • Negociação feita sem nenhum parecer técnico;

  • Processos confusos que facilitam corrupção;


Para alcançar os melhores resultados em qualquer negociação é preciso realizar um bom planejamento dos processos

Sabemos que muitas coisas poderiam ter sido feitas a fim de evitar esses problemas, e neste artigo vamos explorar um pouco das ações que podem ser tomadas para evitar este desfecho nas suas aquisições.

Primeiramente, para alcançar os melhores resultados em qualquer negociação é preciso realizar um bom planejamento dos processos. Alguns pontos que podem ser levantados para elaborar um bom processo seletivo para os fornecedores destes suprimentos são:

ESTRUTURAÇÃO DO PROCESSO

  • Qual é a necessidade de compra?

É muito importante ter o máximo de informações possível sobre o que será negociado em sua compra, quanto mais se sabe a respeito menor é a chance de cometermos falhas nas negociações. Quais são as características/especificações do produto/serviço que será adquirido, as quantidades, informações referentes aos lotes… quanto mais você conhece, maior é sua criticidade na escolha.

  • Quais serão as fases do processo?

Ter um bom planejamento da execução do processo de escolha do fornecedor é benéfico tanto para o fornecedor quanto para a empresa. Quanto mais estruturado e organizado for o processo maior é o compliance e transparência entre todas as partes, o que gera também confiança e mais assertividade nas respostas.

  • Quem serão os envolvidos (stakeholders), avaliadores e aprovadores?

Relacione ao processo de compra todas as pessoas que podem contribuir de alguma forma, que tenham um maior conhecimento sobre o que está sendo tratado ou que possam trazer uma visão diferente que agregue na construção deste processo. Existem muitos casos onde é necessária a avaliação e aprovação do processo por determinada parte, pessoas que têm participação e a responsabilidade sobre o que está sendo negociado. Esta é uma medida muito importante no processo, até mesmo para um futuro processo de auditoria.

  • Quais são os pré-requisitos?

Se existem critérios e especificações que devem ser cumpridos por todos os participantes, os mesmos devem estar claros e bem definidos, para que a mesma regra seja aplicada a todos, com equidade.

  • Qual é a expectativa de cronograma?

Ter datas pré-estabelecidas para cada etapa ajuda na organização e visibilidade do processo, além de alinhar as expectativas de todos os envolvidos e justificar as atividades que fogem ao esperado.


DEFINIÇÃO DO CONTEXTO

  • Quais são os objetivos fundamentais

Ter o máximo de informações necessárias para a compra é importante para a assertividade na escolha, mas ter clareza dos objetivos desejados pela empresa é primordial para que possa se fazer bom uso destas informações. Por exemplo, se um item tem grande variação de demanda, o prazo de entrega e a capacidade produtiva do fornecedor serão fatores críticos para a aquisição. Ou se a empresa tem a meta de reduzir suas emissões de carbono, deve escolher fornecedores que sejam menos poluentes em seus processos e estejam alinhados à sua estratégia. Conhecendo seus objetivos fundamentais é possível definir com clareza quais serão os critérios relevantes para a escolha do fornecedor.

  • Identificar incertezas e riscos

É válido lembrar que incertezas e riscos são inerentes a todos os processos, e por isso é importante realizar um mapeamento dessas possibilidades. No cenário atual (Covid-19) existem vários fatores de risco, como desabastecimento por conta da alta demanda, atrasos, poucos fornecedores aptos, entre outros. Todos estes pontos devem ser mapeados, e esse conhecimento também te dará mais contexto para as negociações, deixando claro as consequências da sua escolha.


O planejamento do processo de aquisição é o ponto de partida para uma execução de sucesso. A metodologia da Optimum Supply auxilia na condução do planejamento estratégico e também de cada atividade do processo, te convidamos a conhecer um caso prático de uso da nossa ferramenta.



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